Sono passati quasi 20 anni da quando nel 2005 è entrata in vigore la PEC ed ora il diffuso strumento di comunicazione a corredo di ogni professionista ed impresa sta per evolversi in chiave europea. Indicativamente entro il secondo quadrimestre 2024 tutte le caselle di posta elettronica certificata (PEC) dovranno obbligatoriamente trasformarsi in caselle PEC europee (REM).
Come noto, la PEC rappresenta un tipo di comunicazione elettronica particolare, che ha conferito alla e-mail lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno, con garanzia della prova di invio e della prova di consegna. Quotidianamente vengono scambiati circa 8.000.000 di messaggi via PEC, tuttavia, la PEC ha il limite di esistere solo in Italia.
Per rispondere all’esigenza sempre più pressante di un mercato globale, la PEC sta per essere sostituita dalla REM (Registered Electronic Mail), una posta elettronica certificata europea, non più limitata quindi ai confini del nostro Paese, ma che spiegherà il suo valore legale su tutto il territorio dell’Unione.
A tal scopo AgID ha da tempo avviato e coordinato un Gruppo di Lavoro al quale hanno partecipano tutti i gestori di PEC, l’AssoCertificatori e UNINFO con lo scopo di stabilire le regole tecniche per garantire l’applicazione dei vigenti standard emessi dall’ European Telecommunications Standards Institute (ETSI) e migliorare le caratteristiche di interoperabilità del sistema di comunicazioni.
All’esito del lavoro svolto, sono stati pubblicati due vademecum per determinare le modalità operative di base per il passaggio da PEC a REM, in conformità ai principi normativi stabiliti dal Regolamento eIDAS: il REM Services – Criteri di adozione standard ETSI – Policy IT (che descrive le soluzioni tecniche adottate) e il disciplinare di Regole tecniche per i servizi di recapito certificato a norma del regolamento eIDAS n. 910/2014 – Criteri di adozione standard ETSI – REM-Policy-IT (che stabilisce invece le regole tecniche di dettaglio).
Per introdurre la REM, una delle prime cose che verrà fatta, sarà l’aggiornamento dell’elenco dei gestori PEC per renderli conformi agli standard REM (fra le altre cose è richiesto un capitale sociale di 5 mln di euro) e si dovrà provvedere alla migrazione delle caselle PEC attualmente attive in Italia verso il nuovo standard operativo REM. Il passaggio alla REM è necessario sia perché bisognerà adeguarsi al nuovo standard condiviso e sia per soddisfare i requisiti di sicurezza stabiliti a livello europeo dal Regolamento (SERCQ).
Come è noto la PEC, nell'attuale formulazione, garantisce il momento della spedizione ed il momento della ricezione di un certo messaggio, tuttavia non ha modo di verificare e certificare né l’identità del mittente né quella del destinatario, perché i gestori del servizio non sono tenuti a effettuare alcuna verifica.
Con l’arrivo di REM, la verifica diventerà parte integrante del servizio di rilascio, verosimilmente attraverso un sistema di identificazione sicuro, ad esempio SPID, o la firma digitale o la CIE e l’accesso al sistema richiederà un doppio fattore di autenticazione per conformità con le norme comunitarie, ma questo vincolo è sempre più necessario per una adeguata sicurezza del sistema. A parte le modifiche tecniche, per l’utente PEC non ci dovrebbero essere impatti significativi per l’esperienza operativa.
L’interfaccia utente dovrebbe rimanere identica, ed il diverso formato delle ricevute avrà impatto solamente sui sistemi di gestione e conservazione delle stesse, ma nulla di complicato. La mancata conversione della PEC in REM renderà la casella di fatto inutilizzabile. Pertanto, tutte le caselle PEC attive dovranno necessariamente essere trasformate in REM, in alternativa saranno disattivate o comunque potranno ricevere messaggi senza validità legale, diventando equiparabili a sistemi di posta elettronica ordinaria.
In sintesi, la REM (più comunemente PEC europea) permetterà di inviare e ricevere messaggi di posta elettronica certificata non solo in Italia, ma anche a livello europeo e con maggior sicurezza.
